7 kérdés és válasz az Online számlázásról

7 kérdés és válasz az Online számlázásról

Összeállításomban azt mutatom be, hogy melyek azok a kérdések, amiket egy vállalkozónak érdemes feltennie magának, amikor a 2018. július 1-től életbe lépő Online számlázásra készül fel.

  1. Milyen módon állítom ki a számláimat?

Erre több lehetséges válasz is adható az alábbiak közül, és ennek bármelyik keveréke előfordulhat:

  • online számlázó program
  • számítógépre, laptopra letöltött és azon futtatott számlázó program
  • kézi számlatömb

A nyugtaadásra és az online pénztárgépekre nem szeretnék kitérni, akit érint, annak nyomon kellett követnie az elmúlt időszaki változásokat, a július 1-i újdonságok nem erről szólnak.

  1. Mikor áll elő az a helyzet, hogy folyamatosan manuálisan adatot kell szolgáltatnom a NAV felé?

Alapvetően akkor, ha kézi számlatömböt is használok a számláim kiállításához, mert ebben az esetben a 100.000 Ft ÁFA tartalmat elérő, belföldi ÁFA alanynak kiállított számlákat egyenként kell jelentenem majd a NAV felé. Ha most még nem állítok ki ilyen számlákat, mert például ennél kisebb összegeket szoktam számlázni, vagy alanyi adómentes vagyok, vagy csak külföldi cégek felé számlázok, akkor nem lesz egyelőre jelentési, adatszolgáltatási kötelezettségem.
 
De figyeljünk oda arra, hogy bármikor beállhat egy speciális adózási helyzet, ami miatt esetleg mégiscsak keletkezik adatszolgáltatási kötelezettség, hiszen egy alanyi adómentes adózó is kerülhet olyan helyzetbe, hogy áfát kell fizetnie.
 
Tehát abban az esetben, ha a másik adóalany részére kibocsátott, legalább 100 000 forint áthárított adót tartalmazó számlát nyomtatvány (például számlatömb) alkalmazásával állították elő (kézi számla), akkor az adatszolgáltatást 5 naptári napon belül kell teljesíteni, mégpedig úgy, hogy az adatokat webes felületen kell rögzíteni.
 
Amennyiben azonban az ilyen számla 500 000 forint vagy azt meghaladó összegű áthárított adót tartalmaz, akkor az adatszolgáltatás a számlakibocsátás utáni napon teljesítendő. Amennyiben a kézi számla Áfa tv. szerinti kötelező adattartalmának a webes felületen való rögzítése túl nagy terhet jelent az adóalany számára, célszerű lehet számlázó program alkalmazására áttérnie.

  1. Hogyan kerülhetem el a folyamatos manuális adatszolgáltatást?

Ha olyan számlázó programot használok, amely megfelel az új előírásoknak és képes teljesíteni a NAV felé az online adatszolgáltatást.

  1. Szükséges-e online adatszolgáltatásra képes számlázó programot használnom, ha nincs adatszolgáltatási kötelezettség alá eső kiállított számlám?

Az új PM rendelet (2/2018. (VI. 1.) PM rendelet) szerint igen, de a NAV tájékoztatása (https://onlineszamla.nav.gov.hu/kerdesek_es_valaszok) alapján a következőket mondhatjuk el:
 
„Az adóalany mindaddig használhatja adatszolgáltatásra nem alkalmas számlázó programját, amíg nem kell adatszolgáltatást teljesítenie, vagyis nem állít ki a számlázó programmal egy másik belföldi adóalany részére olyan számlát, amiben 100 000 forint vagy azt meghaladó összegű adó van. Az ilyen program használatát a NAV, a tervek szerint nem szankcionálja. Ugyanakkor, hogy az ilyen programot használó adóalanynak is online számlaadat-szolgáltatási kötelezettsége keletkezik az első olyan számla kiállításakor, amelyben egy másik belföldi adóalanyra legalább 100 000 forint adót hárít át. Mulasztási bírsággal járhat, ha ezt a kötelezettséget valaki nem vagy nem megfelelően teljesíti.
 
A számlázó program adatszolgáltatási funkciója azért is lett követelmény, hogy azok az adóalanyok, akik a következőkben döntenek arról, hogy számlázó programot vásárolnak, a program beszerzésekor vegyék figyelembe, hogy az alkalmas-e a számla adatainak online adatszolgáltatásra. Ennek indoka, hogy az üzleti helyzet változása vagy az adóértékhatár csökkenése miatt olyan adóalany is online számlaadat-szolgáltatásra válhat kötelezetté, akinek a program beszerzésekor nem volt 100 000 forint áthárított adót tartalmazó számlája.”
 
Tehát érdemes lehet megfontolni az áttérést akár kézi számlázásról, vagy adatszolgáltatásra nem képes programról egy olyan szoftver használatára, ami kényelmes módon megoldja helyettünk a feladatokat még akkor is, ha jelen pillanatban úgy látjuk, nem lesz 100 000 forint ÁFA tartalmat elérő kiállított számlánk. Főleg azért is gondoljuk át, mert több forrásból is már olvasható és hallható, hogy a jövőben kiterjesztik az adatszolgáltatási kötelezettséget az összes kiállított számlára, értékhatár nélkül. Ez pedig akkor már minden adózót érinteni fog, azokat is, akik alanyi adómentesek vagy például csak külföldi adóalany felé állítanak ki ÁFÁ-t nem tartalmazó számlát.

  1. Ha számlázó programot használok, miket kérdezzek meg a szolgáltatótól?

Kérdezzük meg, lehetőség szerint írásban, hogy képes-e az új PM rendelet szerinti NAV adatszolgáltatásra a szoftver. Ha a válasz igen, akkor még azt is javaslom, hogy erre vonatkozóan:

  • kérjük be a program tulajdonosától / licenc tulajdonostól az erre vonatkozó szerződésmódosítást, szerződés kiegészítést, nyilatkozatot, melyben
  • vizsgáljuk meg a feltételeket, és azt, hogy mire vállalnak kötelezettséget.

Tisztázandó például, hogy mi történik a következő helyzetekben:

  • kiállítok számlát, de nem vagyok fenn az interneten éppen (elvileg ez nem szabadna, hogy akadályozza az azonnali adatszolgáltatást),
  • kiállítok számlát, de a számlázó program nem küldi el az adatokat a NAV felé,
  • a számlázó program nem képes mégsem a vállalt adatszolgáltatásra, pl. üzemszünet vagy egyéb számítástechnikai, programozási, stb. hiba miatt, akkor ezt hogyan és mennyi időn belül jelzi felénk, hogy megtehessük a megfelelő lépéseket.

Ugyanis amikor egy adatszolgáltatás megtörténik a számlázó programból, akkor a NAV rendszere választ küld, amely három féle lehet:

  • minden rendben,
  • hibás az adatszolgáltatás,
  • nem került elküldésre az adatszolgáltatás.

Hibás és nem teljesített adatszolgáltatás esetében feladatunk van: javítani és / vagy újraküldeni.
 
Tudnunk kell ugyanis, hogy hiába van akármilyen hiba a számlázó szoftverben, a partnernél, aki a számlázó programot biztosítja, a felelősség a miénk, és ha nem történik meg a megfelelő határidőben az adatszolgáltatás, akkor számlánként 500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírsággal vagyunk sújthatóak!
 
Tehát javaslom, hogy kérjük be és tanulmányozzuk át a szerződés kiegészítést, ÁSZF-et (Általános Szerződési Feltételek), vagy nyilatkozatot még 2018. július 1-e előtt!
 
Ha mi nem tesszük meg a feladatainkat, hibáztathatjuk a számlázó szoftver tulajdonosát, de akkor is mi vagyunk az elsődleges felelősek az adatszolgáltatásért, és maximum polgári peres eljárást lehet indítani a szolgáltató felé később.

  1. Hogyan válasszak szolgáltatót?

Érdemes körbenézni a piacon és azt javaslom, hogy olyan szolgáltatót válasszunk, amely:

  • publikálja az általa megtett lépéseket az új szabályozásnak történő megfelelés érdekében,
  • tájékoztatja a felhasználóit a változásokról és a teendőkről,
  • megküldi még 2018. július 1-e előtt az új szerződését, vagy ÁSZF-jét, nyilatkozatát, melyben pontosan rögzíti, mire és hogyan vállal felelősséget.

Választható a NAV által ingyenesen biztosított online adatszolgáltatást biztosító számlázó program is, amely teljes mértékben teljesíti az elvárt feltételeket a NAV tájékoztatása alapján.

  1. Milyen további teendőink vannak még?

Célszerű ellenőrizni, hogy a számlázó programot lejelentettük-e a NAV felé a megfelelő határidőben a SZAMLAZO nevű nyomtatványon és ne felejtsük el, ha új programot kezdünk használni, ezt is ki kell tölteni és be kell nyújtani.
 
Regisztrálnunk kell a NAV rendszerébe, ezt nem fogja megtenni a számlázó program, manuálisan el kell végezni. Már most lehetőség van a rendszerbe regisztrálni, érdemes is végigmenni rajta. Nálam például hibaként jelent meg és nem ismert fel a rendszer, mert nem írtam be a kerületet a születési helyemhez. Szóval, ha az utolsó pillanatra hagyjuk a regisztráció tesztelését, nem biztos, hogy kellő idő lesz minden adatnak (főleg, ha több kollégát szeretnénk beregisztrálni) a felvitelére, ellenőrzésére.
 
Fontos, hogy az éles rendszerbe újra kell regisztrálni, függetlenül attól, hogy a teszt rendszerbe már regisztráltunk. Erre már lehetőség van a NAV honlapján!
 
Összefoglalva
Ne gondoljuk azt, hogy nincsen teendőnk. Meg kell győződnünk a feladatainkról, a felelősségünkről, regisztrálnunk kell és ellenőrizni majd minden egyes adatküldés sikerességét. Ez mindenképpen idő- és erőforrás igényes tevékenység, tehát tervezzük be a feladataink közé.
 
Sok-sok érdekes információt és tájékoztatást találhatunk még itt: https://onlineszamla.nav.gov.hu/kerdesek_es_valaszok
 
Érdemes olvasgatni és (regisztráció után) fel is lehet tenni azokat a kérdéseket, amelyekre még úgy gondoljuk, nem kaptunk választ.
 
További érdekesség, hogy a partnereink által a mi részünkre kiállított számlákat is le tudjuk majd kérdezni (egyelőre szintén csak a 100 000 Ft ÁFA tartalom felettieket), és be is emelhetőek azok a könyvelő programba, vállalatirányítási rendszerbe, ennek is célszerű utánajárni, jelentős hatékonyság növelés érhető el ezzel a megoldással. A lejelentett számlák archivált megőrzése is várhatóan megoldott lesz a NAV adatbázisa által, várjuk az ez irányú fejleményeket.
 
Kipróbált, minden újdonságot szinte azonnal lefejlesztő, tesztelő és felhasználóbarát rendszerként a Számlázz.hu szoftvert tudom ajánlani, mellyel már több, mint három éve számlázom.
 
A NAV online számlabekötés és adatszolgáltatás működéséről felhasználóként már nyilatkozatot kaptam, az adatszolgáltatás sikerességéről szóló NAV visszajelzést pedig több helyen is ellenőrizhetjük:
 
Részletes információt biztosítanak számlánként arról, hogy a jogszabály szerint beküldésre került-e a számla, két helyen: számla adatlapon (itt azt is feltüntetik, hogy a jogszabály melyik ponton írja elő, hogy be kellett-e küldeni, és eszerint beküldésre került-e az adott számla), és az ÁFA-listában, olyan módon, hogy a könyvelők nagyon egyszerűen tudják ellenőrizni, hogy beküldésre kerültek-e a jogszabályban foglaltak szerint az adott számlák.
 
További információk és tudástár elérhető az alábbi linkre kattintva: https://www.szamlazz.hu/szamla/tudastar/navonline
Fotó: www.pexels.com

Új hozzászólás beküldése

A mező tartalma nem nyilvános.
  • A webcímek és email címek automatikusan kattintható hivatkozásokká alakulnak.
  • Engedélyezett HTML jelölők: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • A sorokat és bekezdéseket a rendszer automatikusan felismeri.

További információ a formázási lehetőségekről